Power up! Software über Schnittstellen intelligent verbinden

Alasco Team

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Schnittstellen statt Insellösungen

Das Zauberwort lautet: Schnittstellen. Viele moderne Softwareanbieter statten ihre Lösungen mit offenen Schnittstellen (auch API genannt) aus, die es Anwender:innen ermöglicht, verschiedene IT-Systeme anzubinden. Die Bereitstellung der offenen Schnittstellen vom Hersteller minimiert den Integrationsaufwand und befähigt Unternehmen, ihre eingesetzten Lösungen flexibel und kostengünstig miteinander zu verbinden. Statt einer Software für das gesamte Unternehmen entsteht auf diese Weise ein Netzwerk aus individuellen Lösungen. Das hat den Vorteil, dass keine Abstriche beim Funktionsumfang gemacht werden müssen und die Prozesseffizienz auf Unternehmensebene gesteigert werden kann.

Was ist eine API?

Eine API, Application Programming Interface, auch Programmierschnittstelle oder Schnittstelle genannt, bezeichnet man als Übergangsstelle von einem Softwaresystem zu einem anderen Programm, um Daten auszutauschen oder zu verarbeiten.

Auf einen Blick: 5 Vorteile vernetzter Softwarelösungen

1. Automatisierte Arbeitsabläufe

Die Verknüpfung verschiedener Softwareanwendungen über Schnittstellen automatisiert Arbeitsabläufe, indem Daten nahtlos zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Zeitraubende manuelle Eingaben und Übertragungen entfallen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und reduziert das Risiko von Fehlern.

In der Praxis: Statt Zahlungsdetails von freigegebene Rechnungen manuell mit Copy & Paste von der Projektcontrolling-Software in das Buchhaltungssystem zu übertragen, werden die Daten automatisch und fehlerfrei übermittelt.

2. Echtzeit-Datenaktualisierung

Die Verknüpfung von Software mit APIs ermöglicht eine Echtzeit-Datenaktualisierung zwischen allen eingesetzten Systemen und Abteilungen. Das gewährleistet eine konsistente und aktuelle Datenbasis im gesamten Unternehmen.

In der Praxis: Der Bezahlstatus einer Rechnung kann automatisch von der Buchhaltung in das Projektcontrolling übermittelt werden. Dadurch wissen Buchhaltern und Projektmanagern in Echtzeit und ohne Abstimmungsaufwand, ob eine Zahlung fristgerecht erfolgt ist.

3. Verbesserte Datenanalyse und Berichterstattung

Durch die Verknüpfung von Softwareanwendungen können Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und analysiert werden. Dies ermöglicht umfassendere Einblicke und detailliertere Berichte.

In der Praxis: Die Zahlen aus dem Projektcontrolling können über die Schnittstelle beispielsweise in eine Business-Intelligence-Software übertragen werden und fließen in bereichsübergreifende Reportings ein.

4. Nahtlose Kommunikation zwischen Teams

Über intelligent vernetzte Softwarelösungen läuft der Daten- und Informationsaustausch einheitlich und konsistent. Teams können selbstständig und in Echtzeit benötigte Informationen abrufen – ohne zeitaufwändige Abstimmungen. Somit kann sich jedes Team auf seine spezifischen Aufgaben und Zuständigkeiten konzentrieren, während die Schnittstelle die Kommunikation und den Datenaustausch erleichtert.

In der Praxis: Indem alle Projektbeteiligten selbstständig auf relevante Informationen z. B. zum Status einer Rechnung oder eines Auftrags zugreifen, können Entscheidungen schneller getroffen und das gesamte Projekt effizienter gesteuert werden.

5. Skalierbarkeit und Flexibilität

Durch die Verknüpfung von Software mit Schnittstellen können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur flexibler gestalten und einfacher an neue Anforderungen anpassen. Anstatt eine einzelne monolithische Softwarelösung zu verwenden, die möglicherweise nicht alle spezifischen Anforderungen erfüllt, können Unternehmen verschiedene Softwareanwendungen kombinieren und vom maximalen Funktionsumfang profitieren.

In der Praxis: Bei der Umsetzung von Projekten fällt häufig eine große Menge an Dokumenten wie Rechnungen und Verträgen an. Zur effizienten Verwaltung und Archivierung bietet sich ein Dokumenten-Management-System an, dass sich über eine Schnittstelle ohne großen Aufwand an Buchhaltungssoftware anknüpfen lässt.

Auszug aus Systemintegrationen mit Alasco

Finanzbuchhaltung (u.a. SAP, DATEV, JD Edwards, Addison, Diamant, SevDesk)
Dokumentenmanagement (u.a. DocuWare, agorum, Dropscan, Datasec, IBM Files)
Geschäftscontrolling (u.a. SAP, Microsoft Dynamics, Microsoft Power BI)
Compliance (u.a. SAP, Microsoft Dynamics)

Technische Umsetzung: Einfacher als gedacht

Bei der Nutzung von moderner Cloud-Software ist die Anknüpfung verschiedener Systeme problemlos möglich, sofern der Anbieter eine offene Schnittstelle bereit stellt. Bei lokal installierter (on-premise) Software ist die Verknüpfung mit einem höheren Aufwand verbunden und die Integrationsmöglichkeiten müssen in der Regel von IT-Fachkräften geprüft werden. Grundsätzlich ist die Integration von Alasco in Ihre Systemlandschaft weit weniger kompliziert als oft angenommen wird und Sie durchlaufen mit unserem Experten-Team die folgenden drei Schritte: